How to define your HubSpot to QuickBooks Online mapping?

Qu'est-ce que la correspondance de champs ?

La correspondance de champs est le processus qui consiste à définir comment les champs de données dans un système (HubSpot) correspondent aux champs de données dans un autre système (QuickBooks Online) lors d'une synchronisation des données. La correspondance des champs est essentielle pour garantir que les données sont synchronisées avec précision entre les deux systèmes.

Dans notre intégration de HubSpot à QuickBooks Online, la correspondance des champs est généralement utilisée pour définir comment les champs de données dans un objet HubSpot (comme les transactions, les contacts ou les produits) se correspondent avec les champs de données dans l'objet correspondant de QuickBooks Online (comme les clients, les factures ou les estimations). Par exemple, lors de la synchronisation des données d'une transaction HubSpot vers une facture QuickBooks Online, la correspondance des champs définirait comment le nom de la société de la transaction, le montant de la transaction et le propriétaire de la transaction se correspondent avec les champs correspondants dans la facture QuickBooks Online.

La correspondance des champs est configurée lors de la configuration de l'intégration (juste après l'installation de l'intégration). Cela implique de faire correspondre chaque champ dans les objets HubSpot :

Contacts, Entreprises, Transactions, Produits avec son champ correspondant dans les objets QuickBooks Online : Clients, Fournisseurs, Estimations, Factures, Commandes d'achat, Factures, Articles, y compris les champs personnalisés.

Une fois la correspondance des champs est définie, une importation initiale des données entre les deux systèmes commence et l'intégration synchronisera automatiquement les données entre les deux systèmes, garantissant que les données sont cohérentes et à jour.

Comment définir une correspondance de champs entre HubSpot et QuickBooks Online ?

The mapping of data fields between HubSpot and QuickBooks Online can be complex, as the two systems may use different field names or structures. 

La correspondance des champs de données entre HubSpot et QuickBooks Online peut être complexe, car les deux systèmes peuvent utiliser des noms ou des structures de champs différents. La mise en correspondance des champs appropriés est essentielle pour garantir l'exactitude et la cohérence des données entre les deux systèmes.

Pour définir une correspondance de champs entre HubSpot et QuickBooks Online, vous devez :

  1. Identifier vos objets de données :

    en fonction de vos besoins commerciaux, identifiez les objets qui doivent être mis en correspondance entre HubSpot et QuickBooks Online.

    • Les contacts dans HubSpot peuvent être mis en correspondance avec les clients ou les fournisseurs dans QuickBooks Online.

    • Les entreprises dans HubSpot peuvent être mises en correspondance avec les clients ou les fournisseurs dans QuickBooks Online.

    • Les transactions dans HubSpot peuvent être mises en correspondance avec les devis, les notes, les bons de commande ou les factures dans QuickBooks Online.

    • Les produits dans HubSpot peuvent être mis en correspondance avec les articles dans QuickBooks Online.
  2. Mettre en correspondance les champs : pour chaque objet, mappez les champs dans HubSpot avec les champs correspondants dans QuickBooks Online. Assurez-vous de prendre en compte les différences de noms de champs, de types de données ou de format entre les deux systèmes. Voici une correspondance initiale pour les principaux objets HubSpot (contacts, entreprises, transactions, produits) qui vous aidera à commencer :

     

    Contacte HubSpot

    		 Client QuickBooks en ligne Vendeur Quickbooks en ligne
    Prénom Nom donné Nom donné
    Nom Nom de famille Nom de famille
     Email Adresse Email principale  Adresse Email principale 
    Numéro de téléphone Téléphone professionnel Numéro de téléphone
    Numéro portable Téléphone portable  Mobile
    Numéro de fax  Fax  Fax
    Entreprise Nom de l'entreprise Nom de l'entreprise
    Adresse postale  Adresse de facturation (ligne 1) OU Adresse de livraison (ligne 1) Adresse de facturation (ligne 1) OU Adresse de livraison (ligne 1)
    Code postal Adresse de facturation (code postal) OU Adresse de livraison (code postal) Adresse de facturation (code postal) OU Adresse de livraison (code postal)
    Ville Adresse de facturation (ville) OU Adresse de livraison (ville) Adresse de facturation (ville) OU Adresse de livraison (ville)
    Pays Adresse de facturation (pays) OU Adresse de livraison (pays) Adresse de facturation (pays) OU Adresse de livraison (pays)
    Eentreprise HubSpot Client QuickBooks en ligne Vendeur QuickBooks en ligne
    Prénom Nom donné Nom donné
    Nom Nom de famille Nom de famille
     Email Adresse e-mail principale Adresse e-mail principale
    Numéro de téléphone Téléphone professionnel Numéro de téléphone
    Numéro de téléphone portable Téléphone portable Téléphone portable
    Numéro de télécopieur Télécopieur Télécopieur
    Entreprise Nom de l'entreprise Nom de l'entreprise
    Adresse postale Adresse de facturation (ligne 1) OU Adresse de livraison (ligne 1) Adresse de facturation (ligne 1) OU Adresse de livraison (ligne 1)
    Code postal Adresse de facturation (code postal) OU Adresse de livraison (code postal) Adresse de facturation (code postal) OU Adresse de livraison (code postal)
     Ville Adresse de facturation (ville) OU Adresse de livraison (ville) Adresse de facturation (ville) OU Adresse de livraison (ville)
    Pays Adresse de facturation (pays) OU Adresse de livraison (pays) Adresse de facturation (pays) OU Adresse de livraison (pays)
    Transaction HubSpot QuickBooKs en ligne Devis/Facture/Bon de commande/Facture
    Nom de la transaction Numéro de document
    Description de la transaction Mémo du client
    Montant Montant total en devise locale
    Montant en devise de l'entreprise Montant total en devise locale
    Devise Référence de la devise/Nom de la devise
    Date de clôture de la transaction Date de la transaction

     

    Produit HubSpot Article QuickBooks
    Nom Nom
    Description du produit  Description
    Type de produit  Type
    Prix [DEVISE] Prix
     SKU  SKU

     

  3. Tester la correspondance des champs : une fois que vous avez défini la correspondance des champs, testez l'intégration de manière approfondie pour vous assurer que les données sont synchronisées correctement et avec précision entre HubSpot et QuickBooks Online.

  4. Examiner et affiner la correspondance des champs : examinez et affinez la correspondance des champs de manière continue pour vous assurer qu'elle continue de répondre à vos besoins d'intégration. À mesure que vos besoins commerciaux évoluent ou que vos exigences d'intégration évoluent, vous devrez peut-être ajuster la correspondance des champs pour refléter ces changements.

En suivant ces étapes, vous pouvez définir une correspondance de champs entre HubSpot et QuickBooks Online qui synchronise correctement vos données et répond à vos besoins commerciaux.

 

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